OpenERP vs Зоопарк внутри компании

Каждый отдел компании, как правило, имеет собственно программное обеспечение, в котором работают сотрудники этого отдела. При этом отделы между собой абсолютно не связаны и их софт не обменивается данными, либо для обмена организованы процедуры экспорта/импорта, которые рано или поздно приводят к появлению ошибок, на исправление которых тратится дополнительное время. А это проблема большинства компаний.  Здесь можно привести массу примеров того, как из-за отсутствия связи между отделами,  компании  теряли своих клиентов, вместе с которыми уменьшалась и прибыль. Почему так?

Давайте проанализируем отделы наших компаний. Зачастую работа строится так:

- Отдел продаж работает в какой-либо CRM-системе. Это может быть SalesForce, Мегаплан, SugarCRM, VTiger или любые другие.

- Отдел снабжения хранит свои записи в MS Excel, а то и вовсе на листах бумаги, которые ему принесли на стол сотрудники.

- Отдел производства ведет  задачи в MS Project, BaseCamp, а то и вовсе задачи ставятся по e-mail.

- Контроль качества работает в Mantis и регистрирует там найденные багги.

- Счета  на оплату клиентам формируются конечно же в MS Word либо Excel.

Как мы видим, каждый отдел использует свое программное обеспечение и не обменивается данными с другими отделами. Но! Самое неприятное начинается в конце месяца, когда необходимо собрать воедино всю информацию от своих подчиненных и подвести итоги деятельности предприятия.

Пытаясь собрать данные по каждому отделу и подсчитать результаты – мы беремся за голову. Ведь понимаем, что свести данные всех отделов в единую таблицу будет сложно: жалко драгоценного времени, отдел бухгалтерии запаздывает с отчетом, и просто невозможно отследить,  сколько мы затратили ресурсов на наш проект. Начинается  паника.



Рис. 1.1 Работа с локальными информационными автоматизированными системами

Именно в этот момент  в голову приходит два неверных  решения:

1.Надо найти идеальный программный продукт, в котором будут работать все сотрудники. Начинается отчаянный поиск такой программы, которая сможет объединить все отделы компании и собрать в себе все информацию. Решение верное и правильное! За дело берется директор предприятия или собственник, начинает лично изучать данный вопрос, перебирать и устанавливать имеющиеся в доступе программные продукты. Все это отнимает много личного  времени и сил, а уже через пару дней круговорот неотъемлемых дел “берет своё”, поиски прекращаются и все остается по-прежнему. Именно это и является неверным решением – тратить личное время директора или собственника.

2. Надо написать свой продукт. Эврика! В этот момент мы начинаем составлять Техническое задание, рисуем  макеты интерфейса, пытаемся учесть все нюансы и уже совсем скоро понимаем, что самим это не под силу, т.к. имеющиеся в штате разработчики заняты на коммерческих проектах, поэтому начинаем  нанимать новых.  На все это уходит не только время, но и не малые деньги и, в итоге, результат не достигается. Ведь всегда есть коммерческие проекты, которые важнее и которые «кормят» компанию, а внутренние проекты уже второстепенны и их можно оставить на потом. Так проходит несколько лет, а продукт все еще не готов.

А как хотелось бы

Идеальная ситуация выглядит таким образом: все отделы компании работают в единой системе на единой базе данных, в которую информацию вводится один раз, и, в последствии с ней работают все подразделения.

- Отдел продаж ежедневно работает с клиентами: планирует звонки, встречи, видит всю историю общения с заказчиком,  выставляет коммерческие предложения, создает договор на продажу и, в итоге, продает продукт или услуги.

- Далее, на основе этой продажи, мы заводим проект, где указываем участников проекта и  выставляем им задачи. Здесь мы отслеживаем статус выполнения поставленных задач, а также списываем затраты на проект.

- Далее нам потребуются закупки. Надо  что бы отдел снабжения так же работал в этой системе и закупал все, что нам необходимо, а затраты списывал на конкретный проект.

- После всего вышеперечисленного,  отдел продаж выставляет счета для оплаты, а бухгалтерия разносит оплаты и распределяет их по аналитическим счетам (проектам).

- В завершении, подсчитываем все затраты и анализируем, прибыльный наш проект или его необходимо закрыть.

Вот так должно быть в идеале. Никаких сводных Excel таблиц и десятков часов личного времени.

 

Рис. 1.2 Работа с ERP-системами

Выход есть?

Выход есть всегда! Бельгийская компания OpenERP разработала продукт, идеально подходящий для  решения подобных задач. Продукт включает в себя все отделы предприятия: продажи, закупки, проект, кадры, финансы и даже документы. В этом продукте есть все для того, чтобы ИТ-компания могла отказаться от множества разрозненных программ  и работать в едином продукте, в котором каждый сможет увидеть результаты проделанной работы без затрат времени на сводные таблицы.

Организация проектов по своему собственному процессу. Работа над задачами и проблемами, используя вид Kanban, график задач с помощью диаграммы Ганта и контроль сроков в календаре. Каждый проект может иметь свои собственные этапы, что позволяет командам оптимизировать свою работу.



Отслеживайте свои Возможности продаж с революционным видом Kanban. Работайте с Вашей воронкой продаж, и получите мгновенную визуальную информацию о следующем действии продаж, новых сообщениях, топовых возможностях и ожидаемых доходах.



Выставляете счета по проекту на основании Заказов на продажу, если вы работаете по фиксированной цене или формируйте автоматические счета на основании затраченного времени, если работаете по «time-and-materials»



Забудьте про сводные Excel таблицы и работайте со счетами аналитики проектов. Отслеживайте прибыльность проекта в автоматическом режиме, учитывая все доходы и расходы.



Как систему внедрить и проекты не потерять?

Подключать своих людей – не лучшая идея! Им придется отвлекаться от основных коммерческих проектов, что в следствии может привести к серьезным финансовым потерям. На помощь надо привлекать стороннюю ИТ-компанию, которая и будет заниматься внедрением продукта!

В итоге:  директор и собственник бизнеса  не тратят личное время, а занимаются вопросами развития компании, специалисты заняты коммерческими проектами и приносят деньги, а отдельная ИТ-компания занимается автоматизацией Вашего бизнеса.

Обзор подготовлен сайтом партнеров OpenERP - softerp.ru